Functionaliteiten - Kwaliteitshandboek.shop

Functionaliteiten

Flexibel en door jou zelf inrichtbaar

Kwaliteitshandboek.shop levert een flexibel en door jou zelf inrichtbaar platform met als basis een out-of-the-box kwaliteitsmanagementsysteem (KMS).

Het platform heet Progresas is ontwikkeld door ISO2Handle, Nederlandse innovatie.

Ons uitgangspunt is dat bijna elk kwaliteitshandboek (of het nu om een ISO, NEN, specifieke branche- of organisatie beoordelings- /erkenningsrichtlijn gaat) op dit platform werkt. Het is een kwestie van het juiste template aanzetten of met inhoudelijke kennis eventueel met behulp van een consultant zelf aan de slag te gaan en je eigen KMS/ISMS op te bouwen.

Hierdoor hoef je niet zelf allerlei tools bij elkaar te zoeken, heb je alles op een plek online, altijd en overal beschikbaar.

Een goed ingericht KMS zorgt ervoor dat je organisatie voldoet aan de behoeften, eisen en wensen van medewerkers, directie, klanten en andere belanghebbenden. Ook het voldoen aan bepaalde Wet- en regelgeving kan hierbij horen.

Binnen 1 werkdag aan de slag
Inclusief gratis norm-template updates
Inclusief uitstekende support
Inclusief online basis training
Inclusief Academy voor vragen
Geen verborgen kosten

Handboek opbouwen

Je start bij ons met een kant en klare voorzet (bijv ISO9001). Alle stappen die je moet zetten om een volledig kwaliteitsmanagementsysteem op te bouwen zijn al voor jou klaargezet en zelfs vertaald naar begrijpelijke taal. Wil je bepaalde stappen overslaan of toevoegen? Dat is geen probleem. Wij doen een voorzet en je past het e.e.a. aan zodat het naadloos past bij jouw organisatie.

Daarnaast bieden we helpteksten en kant en klare voorzetteksten om je nog meer tijd te besparen.

Wil je nog andere normen toe te voegen? Geen probleem. Wij beschikken over vele templates met vele verschillende normen die naadloos met elkaar samenwerken.
Je kan daardoor altijd met één klik je managementsysteem uitbreiden voor nieuwe certificaten of wetgeving. En dat scheelt tijd.

Combineer templates zoals jij wil.
Voeg zelf templates toe of pas bestaande templates aan
Maak gebruik van voorzetteksten
Alle standaard templates zijn letterlijk vereenvoudigd
Koppel de antwoorden van stappen aan elkaar om nog meer tijd te besparen
Print je handboek uit naar PDF met één druk op de knop
Geavanceerd (en door jou configureerbaar) document versiebeheer

Tekenbeleid

Is het voor jouw organisatie belangrijk dat bepaald beleid aantoonbaar ondertekend wordt door je collega’s? Met Progresas stuur je automatisch notificaties uit naar je collega’s met het verzoek om de laatste versie van een bepaald document of procedure te ondertekenen.

Upload je Word of PDF bestanden en Progresas converteert deze naar goede webteksten met behoud van styling.
Werk samen met collega’s aan nieuwe versies
Richt document flows in zoals jij dat wil.

Documentbeheer

Elke normgerelateerde stap die jij moet invullen om je certificaat te kunnen behalen zijn door je in te vullen in de vorm van tekst, links naar intra- of internet pagina’s en/of bestanden. Word, PDF, Filmpje of diagram, je kan het allemaal toevoegen.

Alles wat je toevoegt krijgt direct automatisch versiebeheer waardoor je altijd een waterdichte historie heeft.

Wil je samenwerken aan bepaalde documenten zonder dat de rest van de organisatie dit ziet of er voor zorgen dat alleen jij iets live kan zetten? Het kan allemaal met Progresas.

Al je bestanden centraal met versiebeheer
Koppel je bestanden aan procedures en registraties. Is er een nieuwe versie van het bestand? dan update het overal. Automatisch.
Definieer je eigen bestandseigenschappen en gebruik deze in weergaves, zoeken, sorteren en filteren.
Automatische bestandspreviews.

Registraties

Zodra je documentatie op orde is is het van belang dat je ook zaken gaat registreren. Alle benodigde registratie mogelijkheden hebben we standaard al voor je klaargezet in de vorm van formulieren.

Wil je zelf formulieren uitbreiden of toevoegen? Geen probleem, met de knop “formulier toevoegen” voeg je zelf moeiteloos nieuwe formulieren toe die je koppelt aan uw eigen handboek.

Heb je al registraties? Geen probleem, elk formulier is in Progresas te importeren en exporteren van en naar Excel. Wil jij via je telefoon of Ipad registraties doen? Deze staan standaard klaar voor jou en je collega’s.

Maak eigen formulieren die direct alle Progresas functionaliteit krijgen
Maak je formulieren met één klik beschikbaar op mobiel
Zoek, filter, sorteer en stel je eigen weergaven samen van registraties
Importeer en exporteer moeiteloos al je data uit Excel.
Maak je eigen live rapportages van je registraties
Hang automatische workflows aan je formulier
Bepaal zelf de rechtenstructuur van je formulier
En nog heel veel meer..

Automatische workflows

Registreren is goed maar vervolgens wil je ook dat er iets gebeurt.
Progresas biedt daarom vol automatische workflows. Wij doen een voorzet maar als jij denkt dat het anders moet dan kan je dit allemaal eenvoudig zelf aanpassen.

Zo kan er bijvoorbeeld een mail verzonden worden naar een vooraf gedefinieerd of geselecteerd persoon wanneer er bijvoorbeeld een klacht wordt gemeld waarbij de categorie finance is. De ontvanger krijgt een e-mail of pushbericht op zijn PC of telefoon, klikt op de link en vult de registratie aan. Hierdoor gaan er weer nieuwe e-mails uit naar andere mensen die iets met de klacht moeten doen. Pas als de klacht naar tevredenheid is opgelost stopt de workflow.

Zorg dat mensen notificaties ontvangen zodra een formulier wordt verzonden
Laat mensen registraties aanvullen met additionele velden
Stel condities in waarop een workflow af moet gaan of niet
Stel tijdsgebonden notificaties in
Verzend zowel e-mail als push notificaties
Verzend notificaties naar vaste e-mailadressen, vaste gebruikers of geselecteerde collega’s

Maatregelen beheer

Naast registraties en workflows is het belangrijk dat maatregelen toegevoegd, bijgehouden en gemonitord worden.

Progresas biedt daarom een zeer flexibele en volautomatische maatregelen module met monitoring. Hierdoor blijft er nooit iets liggen en gaan er automatisch notificaties uit als bijvoorbeeld iets dreigt te verlopen.

Registreer maatregelen/acties naar aanleiding van registraties
Monitor en maak live statistieken van je maatregelen
Zie in één oogopslag welke maatregelen er nog voor wie open staan
Laat Progresas automatisch reminders versturen
Uitgebreid overleg dashboard m.b.t taken

Dashboarding

Registreren is goed maar meten en trendanalyses maken is een zeer nuttige aanvulling. Progresas biedt daarom een zeer flexibele rapportage mogelijkheid waardoor je zelf grafieken kan maken over alle registraties die in het platform worden gedaan.

Zo kan je trend analysis, doorsneden, tal van andere grafieken maken en deze terug laten komen op jouw eigen dashboards.

Denk daarbij bijvoorbeeld aan een overzicht met:

Aantallen klachten per categorie
Aantal openstaande klachten
Aantal nog niet ondertekende documenten
Aantal incidenten op het gebied van X,Y,Z

Gebruikersbeheer

De ene gebruiker is de andere niet. De ene gebruiker mag alleen iets bekijken, de andere mag alles en weer een ander alleen informatie toevoegen (bijvoorbeeld een formulier).

Het platform van Progresas kent vele mogelijkheden als het gaat om gebruikersbeheer.

Wil je niet alle gebruikers met de hand toevoegen? Geen probleem. Upload een lijst met gebruikers via Excel en koppel ze eenvoudig aan gebruikersprofielen. Wil je nog een stapje verder gaan? Koppel dan ons platform via een Single Sign On mogelijkheid zodat je IT afdeling het gebruikersbeheer centraal kan regelen.

Pas de standaard rechtenstructuur aan per formulier, stap en dashboard
Voeg in één keer alle gebruikers toe vanuit Excel
Ken gebruikers toe aan taken, procedures en rapportages

Audits

Als je organisatie gecertificeerd is dan zal een Certificerende Instantie (CI) eens in de zoveel tijd bij jouw organisatie op bezoek komen om te kijken of je de afgesproken procedures volgt en wat daarvan de resultaten zijn. Vaak kost een dergelijke audit je organisatie veel kostbare tijd.

Met het platform van Progresas kan je op voorhand al zien wat je goed doet, wat beter kan en wat er nog mist. Daarnaast kan je ervoor kiezen de auditor van de Certificerende Instantie op afstand toegang te geven tot bepaalde delen van je digitale managementsysteem. Dit doe je met een vanaf – tot datum waarop je de auditor toegang heeft. De auditor kan dan exact zien hoe het ervoor staat en komt daarna bij jou op kantoor om alleen nog de details te bespreken van eventuele gevonden punten. Dit scheelt de Auditor en jou veel tijd en daarmee vaak ook geld.